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Déclaration de confidentialité de l'Assemblée des Délégués de l'Union Royale Cynologique Saint-Hubert asbl

1. Général

  • L'Assemblée des Délégués de l'Union Royale Cynologique Saint-Hubert asbl (ci-après: "l'Assemblée des Délégués" , AdD), ayant son siège social à 2490 Balen, Wagenstraat 16, avec le numéro d’entreprise 0479.587.497, attache une grande importance à la protection de vos données personnelles (et que votre vie privée soit respectée). Dans cette déclaration de confidentialité, nous voulons fournir des informations claires et transparentes sur les données que nous recueillons et sur la façon dont nous traitons les données personnelles. Nous faisons tout notre possible pour garantir votre vie privée et c'est pourquoi nous gérons les données personnelles avec soin.
  • En tant qu'Assemblée des Délégués asbl, nous sommes responsables du traitement de vos données personnelles.
  • L’Assemblée des Délégués asbl se conforme donc dans tous les cas au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) et la législation nationale mettant en oeuvre ce Règlement.
  • Si, après avoir examiné notre déclaration de confidentialité, ou dans un sens plus général, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez le faire via les coordonnées ci-dessous:

Assemblée des Délégués asbl
Wagenstraat 16
2490 Balen secretarisgeneraal@kkush.be

2. Personnes concernées - catégories de données personnelles – bases juridiques et objectifs de traitement – durée de conservation des données personnelles.

  • Les données personnelles sont collectées et traitées par l'Assemblée des Délégués asbl sur base de divers objectifs et bases juridiques.
  • Cela implique que:
    • nous ne traiterons vos données personnelles qu’en fonction de l’objectif pour lequel elles ont été fournies. Ces objectifs et catégories de données personnelles sont décrites ci-après dans la déclaration de confidentialité;
    • le traitement de vos données personnelles est limité aux seules données qui sont minimalement nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées;
    • les données personnelles ne sont pas stockées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les sortes de données personnelles suivantes des personnes concernées énumérées ci-dessous et ce aux fins des objectifs et des motifs juridiques suivants :

1) Coordonnées des personnes de contact (responsables) des clubs affiliés

  • Les données d’identité personnelles suivantes sont stockées dans un fichier numérique : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et/ou numéro de téléphone mobile, e-mail du président, secrétaire et trésorier (responsables) de chaque club affilié.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées sur base des motifs juridiques suivants :
    • parce que nous avons reçu le consentement explicite pour traiter ces données personnelles;
    • parce que le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale de l’Assemblée des Délégués asbl;
    • parce que le traitement est nécessaire pour la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Assemblée des Délégués asbl ou pour les intérêts légitimes de tiers.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées aux fins spécifiques suivantes :
    • communication avec le public afin de permettre aux parties prenantes de contacter le club concerné;
    • communication au sein de l’association (p. ex. bulletins d’information, changements internes);
    • prévenir la fraude ou l’abus de position (par exemple par les membres de ses clubs, les juges ou autres jurys) et envoyer toute communication à ce sujet aux membres dirigeants des clubs affiliés;
    • pour la sécurité du réseau informatique.
  • Les données ne sont accessibles que pour les personnes de contact concernées via un code de connexion personnel sur la page Web protégée MYKKUSH via www.urcsh.be ainsi que pour le Secrétaire Général de l’Assemblée des Délégués asbl ou pour les responsables informatiques à des fins de sécurité du réseau informatique.
  • Les données personnelles fournies par le club seront définitivement supprimées au plus tard un mois après l’assemblée générale au cours de laquelle le club a été exclu ou s'est retiré.
  • Les données personnelles des responsables d’un club affilié seront définitivement supprimées immédiatement après la notification au secrétariat général de la cessation du mandat.

2) Données des membres des clubs affiliés.

  • Les données d’identité personnelles suivantes sont stockées dans un fichier numérique : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et/ou numéro de téléphone mobile, e-mail, date de naissance, régime linguistique et numéro de registre national des membres concernés de chaque club affilié.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées sur base des motifs juridiques suivants :
    • parce que nous avons reçu le consentement explicite pour traiter ces données personnelles;
    • parce que le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale de l’Assemblée des Délégués asbl ;
    • parce que le traitement est nécessaire pour la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Assemblée des Délégués asbl ou pour les intérêts légitimes de tiers.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées aux fins spécifiques suivantes :
    • communication au sein de l’association;
    • envoi de bulletins d’information;
    • participation par ces membres aux concours/expositions reconnus par l’Assemblée des Délégués asbl;
    • prévenir la fraude (par exemple lors de concours/expositions reconnus par l’Assemblée des Délégués;
    • pour la sécurité du réseau informatique;
    • pour l'exécution du contrat avec la compagnie d’assurances concernée en vue d’assurer les membres des clubs affiliés et d’élaborer des cartes de licence à cet effet.
  • Les données ne peuvent être consultées que par les membres via un code de connexion personnel sur la page Web protégée MYKKUSH via www.kkush.be si ces derniers ont communiqué leurs données personnelles directement à Assemblée des Délégués asbl par cette voie. Si les données personnelles des membres ont été fournies par l’Assemblée des Délégués asbl à un club affilié, le responsable du club affilié concerné peut également accéder aux données en question via un code de connexion personnel sur la page Web protégée MYKKUSH. Les données peuvent également être consultées par le Secrétaire Général de l’Assemblée des Délégués asbl ou par les responsables informatiques à des fins de sécurité du réseau informatique..
  • Les données personnelles seront définitivement supprimées un an après que le membre aura quitté le club concerné.
  • En devenant membre d'un club affilié à l’Assemblée des Délégués asbl, l'intéressé accepte que ses données personnelles soient traitées et conservées comme décrit ci-dessus. Les (responsables des) clubs associés veillent à ce que le membre concerné marque son accord écrit et explicite sur la déclaration de confidentialité actuelle de l’Assemblée des Délégués asbl.

3) Données personnelles des participants aux activités cynologiques

  • Les données d’identité personnelles suivantes sont stockées dans un fichier numérique et sur papier : nom, prénom et adresse.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées sur base des motifs juridiques suivants :
    • parce que nous avons reçu le consentement explicite pour traiter ces données personnelles;
    • parce que le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale de l’Assemblée des Délégués asbl;
    • parce que le traitement est nécessaire pour la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Assemblée des Délégués asbl ou pour les intérêts légitimes de tiers.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées aux fins spécifiques suivantes :
    • envoi de bulletins d’information;
    • envoi de courriers d'intérêt général et personnel ( par exemple suite à l'inscription à un(e) concours/exposition reconnus par l’Assemblée des Délégués asbl;
    • prévenir des fraudes (par exemple lors de l'inscription aux concours/expositions reconnus par l’Assemblée des Délégués asbl);
    • pour la sécurité du réseau informatique;
  • Les données ne peuvent être consultées par les concurrents que via un code de connexion personnel sur la page Web protégée MYKKUSH via www.kkush.be et aussi par les dirigeants du club (président, secrétaire, secrétaire-adjoint) ou les responsables de clubs affiliés via MYKKUSH si les données personnelles leur ont été communiquées. Les données peuvent également être consultées par le Secrétaire général de l’Assemblée des Délégués asbl ou par les responsables informatiques à des fins de sécurité du réseau informatique. Si les participants se sont inscrits via un formulaire d'inscription papier, ces informations seront accessibles aux membres de la section et aux dirigeants des clubs affiliés (selon l'entité à laquelle l'inscription a été soumise) et en tout cas au Secrétaire général de l'Assemblée des Délégués asbl. Si, dans le cas susmentionné, le participant souhaite consulter ou modifier ses données personnelles, cela peut se faire en adressant une demande à l'Assemblée des Délégués asbl conformément à la procédure énoncée dans le titre V. "Droits des personnes concernées".
  • Les données sont conservées cinq ans pour la copie papier et pour la version digitale.

Passé ce délai, l'Assemblée des Délégués supprimera définitivement les données.
En s’inscrivant à une activité cynologique par l’intermédiaire de membres de sections ou de gestionnaires de clubs affiliés ou voire directement auprès de l’Assemblée des Délégués asbl, le participant accepte que ses données personnelles soient traitées et stockées de la manière décrite ci-dessus. Dans le cas où l’inscription a lieu auprès des membres de la section ou des gestionnaires des clubs affiliés, ces derniers doivent s’assurer que le membre concerné accepte expressément et par écrit la déclaration de confidentialité actuelle de l’Association des Délégués asbl.

4) Données personnelles via le formulaire de contact sur : www.urcsh.be

  • Les données d’identité personnelles suivantes sont stockées dans un fichier numérique: nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone ou de portable.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées sur base du motif juridiques suivant :
    • parce que le traitement est nécessaire pour la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Assemblée des Délégués asbl.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles l'unique à la fin spécifique suivante:
    • pour répondre à la question posée par l'intéressé à L'Assemblée des Délégués asbl.
  • Les données peuvent uniquement être consultées par le Secrétaire Général de l’Assemblée des Délégués asbl ou par les responsables informatiques à des fins de sécurité du réseau informatique.
  • Dès que la question posée par l'intéressé par ce biais aura été traitée définitivement, ses données personnelles seront immédiatement supprimées.

5) Données obtenues via le webshop de l' L'Assemblée des Délégués

  • Les données d’identité personnelles suivantes sont stockées dans un fichier numérique: nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone ou de portable et adresse postale.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées sur base des motifs juridiques suivants :
    • parce que nous avons reçu le consentement explicite pour traiter ces données personnelles;
    • parce que le traitement est nécessaire pour l'exécution de la convention;
    • parce que le traitement est nécessaire pour la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Assemblée des Délégués asbl et aussi pour les intérêts légitimes de tiers.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées aux fins spécifiques suivantes :
    • pour le traitement et la livraison des produits commandés par l'intéressé;
    • envoi de courriers d'intérêt général et personnel ( par exemple confirmation de commande, confirmation de livraison);
    • prévenir des fraudes (par exemple communication d'identité, données de paiements);
    • pour la sécurité du réseau informatique;
  • Les données peuvent uniquement être consultées par le Secrétaire général de l’Assemblée des Délégués asbl ou par les responsables informatiques à des fins de sécurité du réseau informatique.
  • Les données seront conservées cinq ans après le denier achat en copie papier et digitale. Passé ce délai, l'Assemblée des Délégués procèdera à leur suppression définitive.

6) Données de juges (et aspirants) – membres de jury – personnel de ring – membres de sections (président, secrétaire et secrétaire-adjoint)

  • Les données d’identité personnelles suivantes sont stockées dans un fichier numérique: nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone ou de portable, décisions ayant trait au mandat exercé.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées sur base des motifs juridiques suivants :
    • parce que nous avons reçu le consentement explicite pour traiter ces données personnelles;
    • parce que le traitement est nécessaire pour l'exécution de la convention;
    • parce que le traitement est nécessaire pour la sauvegarde des intérêts légitimes de l’Assemblée des Délégués asbl ou pour les intérêts légitimes de tiers.
  • L'Assemblée des Délégués asbl traite les données personnelles susmentionnées aux fins spécifiques suivantes :
    • publication vers le public afin de permettre aux intéressés de lier des contacts p.ex. pour des concours;
    • envoi de courriers d'intérêt général et personnel;
    • communication interne;
    • envoi de bulletins d’information;
    • prévention de fraude et/ou abus de pouvoir
    • la sécurité du réseau informatique;
  • Les données ne peuvent être consultées par les intéressés que via un code de connexion personnel sur la page Web protégée MYKKUSH via www.urcsh.be, par le Secrétaire général de l’Assemblée des Délégués asbl et par les responsables informatiques à des fins de sécurité du réseau informatique.
  • Les décisions éventuelles concernant le mandat de l'intéressé ne peuvent être consultées que par la personne concernée, par le Secrétaire général de l’Assemblée des Délégués asbl, les membres de section et les personnes de contact des clubs affiliés.
  • Dès que la cessation du mandat aura été communiquée au Secrétaire général de l’Assemblée des Délégués asbl, les données personnelles seront immédiatement supprimées. Si l'intéressé demeure membre d'un club affilié, les données personnelles seront traitées conformément à l'article II.2) de cette déclaration de confidentialité.

3. Pas de divulgation de données personnelles à des tiers.

  • L'Assemblée des Délégués asbl ne divulguera pas les données personnelles obtenues à des tiers, à moins qu'elles ne soient nécessaires à l'exécution des objectifs décrits ci-dessous.
  • L'Assemblée des Délégués asbl fera donc appel à une tierce partie pour:
    • la maintenance, l’optimisation et la mise à jour du site www.urcsh.be et du serveur de messagerie;
    • la gestion des banques de données:
    • la tenue de la comptabilité;
    • la conclusion de polices d'assurance.
  • L'Assemblée des Délégués asbl a conclu un accord de sous-traitance avec les parties susmentionnées (sous-traitants) en vertu duquel ce sous-traitant fournit des garanties adéquates que le traitement répond aux exigences du Règlement général sur la protection des données et des règlements nationaux et que la protection des droits de l'intéressé est garantie.
  • Si vous acceptez en outre l'utilisation de cookies tiers sur le site www.urcsh.be, vos données personnelles (nom, adresse IP, emplacement) seront partagées avec des tiers afin de pouvoir vous offrir de la publicité sur mesure. Pour plus d'informations sur la façon dont nous traitons les cookies, vous pouvez consulter notre politique de cookies au bas de notre site web.
  • Toutefois, sans préjudice de ce qui précède, l'Assemblée des Délégués asbl peut divulguer les données personnelles obtenues aux autorités compétentes :
    • lorsque l'Assemblée des Délégués asbl est tenue de le faire par la loi ou dans le cadre d'une procédure ou future procédure judiciaire;
    • afin de sauvegarder et de défendre les droits de l'Assemblée des Délégués asbl.
  • Toutes les personnes qui peuvent accéder à vos données au nom de l'Assemblée des Délégués sont tenues à la discrétion. Nos collaborateurs ont été informés de l'importance de la protection des données personnelles

4. Mesures techniques et organisationnelles appropriées

  • L'Assemblée des Délégués asbl prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des intéressées contre les destructions accidentelles ou non autorisées, contre les pertes accidentelles ainsi que tout autre traitement non autorisé des données personnelles.
  • Les intéressés qui obtiennent un accès via le site protégé MYKKUSH sont en tout temps tenus de garder secrètes les informations de connexion et de ne jamais les communiquer à des tiers. Les intéressés sont donc responsables des mesures prises pour l'utilisation des données de connexion. Si l'intéressé constate qu'un tiers a accédé à son compte, il sera tenu de changer immédiatement son mot de passe et de contacter l'Assemblée des Délégués asbl.

5. Droits des intéressés

  • L'intéressé peut à tout moment exercer gratuitement des droits en ce qui concerne le traitement de ses données personnelles. Ces droits sont les suivants :
    • droit d'accès aux données personnelles;
    • droit à la rectification, à l'achèvement ou à la mise à jour des données
    • personnelles;
    • droit à la suppression des données personnelles;
    • droit de restreindre le traitement des données personnelles dans la mesure où il y a des raisons fondées de le faire;
    • droit à la transmission des données personnelles;
    • droit d'objection/opposition au traitement des données personnelles.
  • Si l'intéressé ne souhaite pas recevoir de bulletins d'information, il peut se désabonner à tout moment en cliquant sur le bouton « désabonner », prévu au bas de chaque courriel de l'Assemblée des Délégués asbl.
  • Afin de pouvoir exercer les droits susmentionnés et d'empêcher toute divulgation non autorisée de vos données personnelles, l'intéressé doit fournir à l'Assemblée des Délégués asbl une preuve de son identité. L'Assemblée des Délégués asbl demande donc qu'en exerçant ces droits, une copie du côté face de la carte d'identité soit ajoutée à la demande écrite de l'intéressé
  • L'Assemblée des Délégués asbl répondra à la demande dans un délai raisonnable et au plus tard endéans les 30 jours. Veuillez noter que cette période ne débutera que lorsque l'Assemblée des Délégués asbl aura reçu la demande ainsi que toutes les informations nécessaires pour se conformer à la demande.
  • La personne concernée peut exercer ses droits en faisant une demande à l'Assemblée des Délégués asbl via secretarisgeneraal@urcsh.be ou par lettre à son siège social.
  • Si la personne concernée n'est pas d'accord avec la manière dont l'Assemblée des Délégués asbl gère ses données personnelles, elle peut toujours déposer une plainte auprès de :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact@adp-gba.be
 

6. Mise à jour de la déclaration de confidentialité

  • L'Assemblée des Délégués asbl est en droit de mettre à jour cette déclaration de confidentialité en plaçant une nouvelle version sur le site web www.urcsh.be. Dans ce contexte, il est indiqué de consulter régulièrement le site web et la page où est publié la déclaration de confidentialité pour être certain d'être au courant de modifications éventuelles
  • Toute adaptation sera néanmoins publiée sur le site web www.urcsh.be et/ou sera notifiée par courriel.

En cas de contestation, c’est le texte néerlandais qui fait foi.



Adhèrer ?

Toute demande d’affiliation émanant d’une société cynologique belge doit être adressée au Conseil d’Administration de l’ASBL qui décide de manière autonome et accorde un numéro d’affiliation provisoire.   Le demandeur est alors considéré comme membre adhérent.  Les membres adhérents n’ont ni les droits ni les devoirs des membres actifs.  Ils ont le statut de membres non-actifs et ont uniquement un droit de présence à l’Assemblée Générale



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Contact

Vergadering der Afgevaardigden/Assemblée des Délégués
Laurent Johnny

Wagenstraat 16, 2490 Balen
Tel: 0499 84 05 87|  E-mail: secretarisgeneraal@kkush.be